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Email for clinical communication between healthcare professionals

  • Review
  • Intervention

Authors


Abstract

Background

Email is a popular and commonly-used method of communication, but its use in healthcare is not routine. Where email communication has been utilised in health care, its purposes have included use for clinical communication between healthcare professionals, but the effects of using email in this way are not known. This review assesses the use of email for two-way clinical communication between healthcare professionals.

Objectives

To assess the effects of healthcare professionals using email to communicate clinical information, on healthcare professional outcomes, patient outcomes, health service performance, and service efficiency and acceptability, when compared to other forms of communicating clinical information.

Search methods

We searched: the Cochrane Consumers and Communication Review Group Specialised Register, Cochrane Central Register of Controlled Trials (CENTRAL, The Cochrane Library, Issue 1 2010), MEDLINE (OvidSP) (1950 to January 2010), EMBASE (OvidSP) (1980 to January 2010), PsycINFO (1967 to January 2010), CINAHL (EbscoHOST) (1982 to February 2010), and ERIC (CSA) (1965 to January 2010). We searched grey literature: theses/dissertation repositories, trials registers and Google Scholar (searched July 2010). We used additional search methods: examining reference lists, contacting authors.

Selection criteria

Randomised controlled trials, quasi-randomised trials, controlled before and after studies and interrupted time series studies examining interventions in which healthcare professionals used email for communicating clinical information, and that took the form of 1) unsecured email 2) secure email or 3) web messaging. All healthcare professionals, patients and caregivers in all settings were considered.

Data collection and analysis

Two authors independently assessed studies for inclusion, assessed the included studies' risk of bias, and extracted data. We contacted study authors for additional information. We report all measures as per the study report.

Main results

We included one randomised controlled trial involving 327 patients and 159 healthcare providers at baseline. It compared an email to physicians containing patient-specific osteoporosis risk information and guidelines for evaluation and treatment with usual care (no email). This study was at high risk of bias for the allocation concealment and blinding domains. The email reminder changed health professional actions significantly, with professionals more likely to provide guideline-recommended osteoporosis treatment (bone density measurement and/or osteoporosis medication) when compared with usual care. The evidence for its impact on patient behaviours/actions was inconclusive. One measure found that the electronic medical reminder message impacted patient behaviour positively: patients had a higher calcium intake, and two found no difference between the two groups. The study did not assess primary health service outcomes or harms.

Authors' conclusions

As only one study was identified for inclusion, the results are inadequate to inform clinical practice in regard to the use of email for clinical communication between healthcare professionals. Future research needs to use high-quality study designs that take advantage of the most recent developments in information technology, with consideration of the complexity of email as an intervention, and costs.

Résumé scientifique

Le courrier électronique pour la communication clinique entre professionnels de la santé

Contexte

Le courrier électronique est un moyen de communication populaire et couramment utilisé, mais il ne s'est pas encore imposé dans la routine médicale. Là où la communication par courrier électronique a été utilisée dans le domaine médical il s'agissait notamment de communication clinique entre professionnels de la santé, mais on ne connait pas les effets d'une telle utilisation du courrier électronique. Cette revue vise à évaluer l'utilisation du courrier électronique pour la communication clinique bidirectionnelle entre professionnels de la santé.

Objectifs

Évaluer les effets de l'utilisation du courrier électronique pour la communication d'informations cliniques entre professionnels de la santé, sur le travail des professionnels de santé, la santé des patients, les performances des services de santé, et l'efficacité et l'acceptabilité des services, en comparaison avec les autres formes de communication d'informations cliniques.

Stratégie de recherche documentaire

Nous avons effectué des recherches dans : le registre spécialisé du groupe Cochrane sur les usagers de soins et la communication, le registre Cochrane des essais contrôlés (CENTRAL, The Cochrane Library, numéro 1 2010), MEDLINE (OvidSP) (de 1950 à janvier 2010), EMBASE (OvidSP) (de 1980 à janvier 2010), PsycINFO (de 1967 à janvier 2010), CINAHL (EbscoHOST) (de 1982 à février 2010) et ERIC (CSA) (de 1965 à janvier 2010). Nous avons cherché dans la littérature grise : dépôts de thèses/mémoires, registres d'essais et Google Scholar (recherche effectuée en juillet 2010). Nous avons utilisé des méthodes de recherche supplémentaires : passage au crible de références bibliographiques, prise de contact avec des auteurs.

Critères de sélection

Des essais contrôlés randomisés et quasi-randomisés, des études contrôlées avant-après et des études de séries temporelles interrompues portant sur des interventions dans lesquelles les personnels médicaux avaient utilisé le courrier électronique pour communiquer des informations cliniques, sous la forme de 1) courrier électronique non sécurisé, 2) courrier électronique sécurisé ou 3) messagerie internet. Tous les types de personnels médicaux, de patients et de soignants ont été pris en considération, quelque soit le contexte.

Recueil et analyse des données

Deux auteurs de la revue ont évalué les études à inclure, le risque de biais des études incluses et extrait les données de manière indépendante. Nous avons contacté des auteurs d'études afin d'obtenir des informations complémentaires. Nous rendons compte de toutes les mesures telles qu'elles figurent dans le rapport d'étude.

Résultats principaux

Nous avons inclus un essai contrôlé randomisé incluant au départ 327 patients et 159 professionnels de la santé. Le courrier électronique fournissant au médecin des informations sur le risque d'ostéoporose d'un patient spécifique et des directives pour l'évaluation et le traitement, y était comparé à la procédure habituelle (sans courrier électronique). Cette étude était à risque élevé de biais pour les domaines de l'assignation secrète et du masquage. Le rappel par courrier électronique avait modifié de façon significative la conduite des professionnels de santé qui étaient plus susceptibles de fournir un traitement de l'ostéoporose conforme aux directives (mesure de la densité osseuse et/ou médicaments contre l'ostéoporose), comparativement à la procédure habituelle. Les preuves relatives à son impact sur le comportement et les actions des patients n'étaient pas concluantes. Une mesure avait montré que le message de rappel médical par courrier électronique avait un impact positif sur le comportement du patient : les patients avaient un apport plus élevé en calcium, et deux n'avaient pas mis en évidence de différence entre les deux groupes. L'étude n'avait pas évalué les principaux critères de jugement ou inconvénients pour les services de santé.

Conclusions des auteurs

Vu qu'une seule étude a été identifiée pour inclusion, les résultats sont insuffisants pour éclairer la pratique clinique en ce qui concerne l'utilisation du courrier électronique pour la communication clinique entre professionnels de la santé. Les recherches futures devront utiliser des plans d'étude de bonne qualité qui tirent parti des développements les plus récents en technologie de l'information, en tenant compte de la complexité de l'intervention par courrier électronique et des coûts.

Plain language summary

Using email for healthcare professionals to contact each other

Email is now a popular method of communication but it is not so commonly used in health care. There has been no definitive review of the research evidence to see how healthcare professionals using email to contact each other might work. This review attempted to investigate how patients, healthcare professionals and health services may be affected by it and how it might fit into health systems.

We found that there was not much evidence for how health professionals use email to communicate, as we found only one trial. This trial included 327 patients and 159 healthcare providers, and compared an email reminder for physicians with usual care. It found that healthcare professionals in receipt of an email reminder were more likely to provide guideline-recommended osteoporosis treatment than those who did not receive a reminder, and this may or may not have improved patient care. We were unable to properly assess its impact on patient behaviours/actions as the results were mixed. The study did not measure how email affects health services, or whether email can cause harms.

As there is a lack of evidence for the effects of healthcare professionals using email to communicate with each other, we recommend that high-quality research is carried out to evaluate the use of email for this purpose. Future research should look at the costs of using email and take into account ongoing changes in technology.

Résumé simplifié

L'utilisation du courrier électronique pour les contacts entre professionnels de la santé

Le courrier électronique est aujourd'hui un moyen de communication banal, mais il n'est pas si couramment utilisé en médecine. Il n'y a eu aucune revue complète des résultats de recherche visant à établir comment le courrier électronique pourrait être utilisé pour les contacts entre professionnels de santé. Cette revue a tenté d'examiner la façon dont cela pourrait affecter les patients, les professionnels de la santé et les services de santé, et comment cela pourrait s'intégrer dans les systèmes de santé.

Nous avons constaté qu'il n'y avait pas beaucoup de données sur la façon dont les professionnels de la santé utilisent le courrier électronique pour communiquer, vu que nous n'avons trouvé qu'un seul essai. Cet essai incluant 327 patients et 159 professionnels de la santé avait comparé un système de rappel par courrier électronique pour les médecins avec la procédure habituelle. Il avait constaté que les professionnels de la santé étaient plus susceptibles de fournir un traitement de l'ostéoporose conforme aux directives s'ils avaient reçu un rappel par courrier électronique que s'ils n'avaient pas reçu de rappel, et cela pourrait ou non avoir amélioré les soins aux patients. Nous n'avons pas été en mesure d'évaluer correctement son impact sur le comportement et les actions des patients, car les résultats étaient variés. L'étude n'a pas mesuré comment le courrier électronique affectait les services de santé ni si son utilisation risquait d'être préjudiciable.

Vu que l'on manque de données sur les effets de la communication par courrier électronique entre professionnels de la santé, nous recommandons qu'une recherche de bonne qualité soit effectuée à ce sujet. Les recherches futures devraient examiner les coûts d'utilisation du courrier électronique et tenir compte de la constante évolution des technologies.

Notes de traduction

Traduit par: French Cochrane Centre 30th October, 2012
Traduction financée par: Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Santé Français

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