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Email for the coordination of healthcare appointments and attendance reminders

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  • Intervention

Authors


Abstract

Background

Email is a popular and commonly-used method of communication, but its use in health care is not routine. Where email communication has been utilised in health care, its purposes have included the coordination of healthcare appointments and attendance reminders, but the effects of using email in this way are not known. This review considers the use of email for the coordination of healthcare appointments and reminders for attendance; particularly scheduling, rescheduling and cancelling healthcare appointments, and providing prompts/reminders for attendance at appointments.

Objectives

To assess the effects of using email for the coordination of healthcare appointments and attendance reminders, compared to other forms of coordinating appointments and reminders, on outcomes for health professionals, patients and carers, and health services, including harms.

Search methods

We searched: the Cochrane Consumers and Communication Review Group Specialised Register, the Cochrane Central Register of Controlled Trials (CENTRAL, The Cochrane Library, Issue 1 2010), MEDLINE (OvidSP) (1950 to January 2010), EMBASE (OvidSP) (1980 to January 2010), PsycINFO (OvidSP) (1967 to January 2010), CINAHL (EbscoHOST) (1982 to February 2010),and ERIC (CSA) (1965 to January 2010). We searched grey literature: theses/dissertation repositories, trials registers and Google Scholar (searched July 2010). We used additional search methods: examining reference lists and contacting authors.

Selection criteria

Randomised controlled trials, quasi-randomised trials, controlled before and after studies and interrupted time series studies of interventions that use email for scheduling health appointments, for reminders for a scheduled health appointment or for ongoing coordination of health appointments and that took the form of 1) unsecured email 2) secure email or 3) web messaging. All healthcare professionals, patients and caregivers in all settings were considered.

Data collection and analysis

Two review authors independently assessed the titles and abstracts of retrieved citations. No studies were identified for inclusion. Consequently, no data collection or analysis was possible.

Main results

No studies met the inclusion criteria, therefore there are no results to report on the use of email for the coordination of healthcare appointments and attendance reminders.

Authors' conclusions

No conclusions on the effects of using email for the coordination of healthcare appointments and attendance reminders could be made and thus no recommendations for practice can be stipulated. Given the significant theoretical opportunities that email presents, there is a need for rigorous studies addressing the review question, but this may involve addressing barriers concerning trial development and implementation.

Résumé scientifique

Le courrier électronique pour la coordination des rendez-vous médicaux et des rappels

Contexte

Le courrier électronique est un moyen de communication populaire et couramment utilisé, mais il ne s'est pas encore imposé dans la routine médicale. Là où la communication par courrier électronique a été utilisée dans le domaine médical, ses buts étaient notamment la coordination des rendez-vous médicaux et des rappels, mais on ne connait pas les effets d'une telle utilisation du courrier électronique. Cette revue porte sur l'utilisation du courrier électronique pour la coordination des rendez-vous médicaux et des rappels, en particulier la fixation, le déplacement et l'annulation des rendez-vous, ainsi que l'envoi de messages et de rappels au sujet des rendez-vous.

Objectifs

Évaluer l'utilisation du courrier électronique pour la coordination des rendez-vous médicaux et des rappels, en comparaison avec d'autres formes de coordination des rendez-vous et des rappels, pour ce qui concerne les effets, y compris préjudiciables, sur les résultats au niveau du personnel médical, des patients et des soignants, et des services de santé.

Stratégie de recherche documentaire

Nous avons effectué des recherches dans : le registre spécialisé du groupe Cochrane sur les usagers de soins et la communication, le registre Cochrane des essais contrôlés (CENTRAL, The Cochrane Library, numéro 1 2010), MEDLINE (OvidSP) (de 1950 à janvier 2010), EMBASE (OvidSP) (de 1980 à janvier 2010), PsycINFO (OvidSP) (de 1967 à janvier 2010), CINAHL (EBSCOhost) (de 1982 à février 2010) et ERIC (CSA) (de 1965 à janvier 2010). Nous avons cherché dans la littérature grise : dépôts de thèses/mémoires, registres d'essais et Google Scholar (recherche effectuée en juillet 2010). Nous avons utilisé des méthodes de recherche supplémentaires : passage au crible de références bibliographiques et prise de contact avec des auteurs.

Critères de sélection

Des essais contrôlés randomisés et quasi-randomisés, des études contrôlées avant-après et des études de séries temporelles interrompues portant sur des interventions utilisant le courrier électronique pour la fixation de rendez-vous médicaux, le rappel de rendez-vous programmés ou pour la coordination continue des rendez-vous médicaux, sous la forme de 1) courrier électronique non sécurisé, 2) courrier électronique sécurisé ou 3) messagerie internet. Tous les types de personnels médicaux, de patients et de soignants ont été pris en considération, quelque soit le contexte.

Recueil et analyse des données

Deux auteurs ont indépendamment évalué les titres et les résumés des références extraites. Aucune étude n'a pu être incluse. Par conséquent, aucune collecte ou analyse de données n'a été possible.

Résultats principaux

Aucune étude ne remplissant les critères d'inclusion, il n'y a donc pas de résultats à rapporter sur l'utilisation du courrier électronique pour la coordination des rendez-vous médicaux et des rappels.

Conclusions des auteurs

Aucunes conclusions n'ont pu être tirées sur les effets de l'utilisation du courrier électronique pour la coordination des rendez-vous médicaux et des rappels et aucune recommandation ne peut donc être formulée pour la pratique médicale. Compte tenu des importantes possibilités théoriques que présente le courrier électronique, il existe un besoin d'études rigoureuses portant sur la question de cette revue, mais cela peut impliquer de surmonter des obstacles gênant le développement et la mise en œuvre des essais.

Plain language summary

Effects of using email to coordinate healthcare appointments and attendance reminders

Email is now a popular method of communication but it is not commonly used in health care. Where email has been used in health care, this has included use for coordinating healthcare appointments and attendance reminders. This review searched for high quality research studies to try to determine the effects of using email for coordinating healthcare appointments and attendance reminders, on patients, healthcare professionals and health services. This included research studies where patients could make appointments, receive reminders about their healthcare appointments and coordinate any future appointments. We did not find any studies that examined these questions and so we cannot present any results. We recommend that high-quality research is carried out to examine the use of email for this purpose.

Résumé simplifié

Les effets de l'utilisation du courrier électronique pour la coordination des rendez-vous médicaux et des rappels

Le courrier électronique est aujourd'hui un moyen de communication banal, mais il n'est pas couramment utilisé en médecine. Là où le courrier électronique a été utilisé dans le domaine de la santé, cela incluait la coordination des rendez-vous médicaux et des rappels. Cette revue a recherché des études de qualité pour tenter de déterminer les effets sur les patients, les personnels médicaux et les services de santé, de l'utilisation du courrier électronique pour la coordination des rendez-vous médicaux et des rappels. Il devait notamment s'agir d'études dans lesquelles les patients avaient pu prendre des rendez-vous, recevoir des rappels et coordonner de futurs rendez-vous. Nous n'avons pas trouvé d'études ayant examiné ces questions et nous ne pouvons donc pas présenter de résultats. Nous recommandons que des recherches de qualité soient réalisées pour examiner l'utilisation du courrier électronique à cet effet.

Notes de traduction

Traduit par: French Cochrane Centre 13th September, 2012
Traduction financée par: Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Santé Français

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