Enhancing the routine health information system in rural southern Tanzania: successes, challenges and lessons learned

Authors


Corresponding Author Barbara Willey, Department of Infectious and Tropical Diseases, London School of Hygiene & Tropical Medicine, Keppel Street, London WC1E 7HT, UK. E-mail: barbara.willey@lshtm.ac.uk

Summary

Objective  To describe and evaluate the use of handheld computers for the management of Health Management Information System data.

Methods  Electronic data capture took place in 11 sentinel health centres in rural southern Tanzania. Information from children attending the outpatient department (OPD) and the Expanded Program on Immunization vaccination clinic was captured by trained local school-leavers, supported by monthly supervision visits. Clinical data included malaria blood slides and haemoglobin colour scale results. Quality of captured data was assessed using double data entry. Malaria blood slide results from health centre laboratories were compared to those from the study’s quality control laboratory.

Results  The system took 5 months to implement, and few staffings or logistical problems were encountered. Over the following 12 months (April 2006–March 2007), 7056 attendances were recorded in 9880 infants aged 2–11 months, 50% with clinical malaria. Monthly supervision visits highlighted incomplete recording of information between OPD and laboratory records, where on average 40% of laboratory visits were missing the record of their corresponding OPD visit. Quality of microscopy from health facility laboratories was lower overall than that from the quality assurance laboratory.

Conclusions  Electronic capture of HMIS data was rapidly and successfully implemented in this resource-poor setting. Electronic capture alone did not resolve issues of data completeness, accuracy and reliability, which are essential for management, monitoring and evaluation; suggestions to monitor and improve data quality are made.

Améliorer le système d’information sanitaire de routine dans les zones rurales dans le sud de la Tanzanie: succès, défis et leçons apprises

Objectif:  Décrire et évaluer l’utilisation d’ordinateurs portables pour la gestion des données du système d’information de la gestion de la santé (SIGS).

Méthodes:  La saisie électronique des données a eu lieu dans 11 centres de santé sentinelles dans les zones rurales dans le sud de la Tanzanie. L’information sur les enfants fréquentant le département des patients ambulatoires (DPA) et la clinique du Programme Elargi de Vaccination a été capturée par des élèves locaux formés, soutenus par des visites de supervision mensuelles. Les données cliniques comprenaient les lames de frottis sanguin pour la malaria et les résultats d’échelle de couleur de l’hémoglobine. La qualité des données saisies a étéévaluée en utilisant une double saisie des données. Les résultats des frottis sanguins pour la malaria dans les laboratoires du centre de santé ont été comparés à ceux du laboratoire de contrôle de qualité de l’étude.

Résultats: Le système a requis cinq mois pour sa mise en œuvre et quelques problèmes logistiques et de personnel ont été rencontrés. Au cours des 12 mois suivants (avril 2006 à mars 2007), 7056 visites ont été enregistrées chez 9880 nourrissons âgés de 2 à 11 mois, 50% atteints de malaria clinique. Les visites de supervision mensuelles ont révélé des enregistrements incomplets de l’information entre les registres du DPA et ceux du laboratoire, où en moyenne 40% des visites de laboratoire ne comportaient pas un record de leur visite DPA correspondante. La qualité de la microscopie des laboratoires de centre de santéétait globalement plus faible que celle du laboratoire d’assurance qualité.

Conclusions:  La saisie électronique des données SIGS a été rapidement implémentée et avec succès dans ce contexte à ressources limitées. La saisie électronique seule n’a pas résolu les questions de complétude des données, la précision et la fiabilité, qui sont essentielles pour la gestion, le suivi et l’évaluation. Des suggestions pour surveiller et améliorer la qualité des données sont procurées.

Mejorando los sistemas de información sanitaria rutinarios en zonas rurales del sur de Tanzania: éxitos, retos y lecciones aprendidas

Objetivo:  Describir y evaluar el uso de ordenadores de bolsillo para el manejo de datos gestión de los sistemas de información sanitaria HMIS.

Métodos:  La captura de datos electrónicos se realizó en 11 centros sanitarios centinela, en zonas rurales del sur de Tanzania. Se obtuvo información de los niños que se presentaban en las consultas externas (CE) y en el centro de vacunación del Programa Ampliado de Inmunizaciones. Los datos fueron introducidos por personal local entrenado para ello y apoyado por visitas mensuales de supervisión. Los datos clínicos, incluían los resultados de las láminas para malaria y de la escala de color de hemoglobina. La calidad de los datos capturados se evaluó mediante la entrada doble de datos. Los resultados de las láminas para malaria provenientes de los laboratorios de los centros sanitarios se compararon con aquellas leídas en el laboratorio de control de calidad del estudio.

Resultados:  Se tardó cinco meses en implementar el sistema y se encontraron algunos problemas logísticos y de personal. Durante los siguientes 12 meses (Abril 2006-Marzo 2007), se registraron 7056 visitas de 9880 niños con edades entre los 2-11 meses, un 50% con malaria clínica. Las visitas de supervisión mensual dejaron en evidencia un registro incompleto de la información entre las CE y los datos de laboratorio, de manera que en promedio a un 40% de las visitas de laboratorio le faltaba algún dato de la visita a CE correspondiente. La calidad de la microscopía de los laboratorios de los centros sanitarios era en general menor que la del laboratorio de control de calidad.

Conclusiones:  La captura electrónica de datos HMIS fue implementada rápida y exitosamente en este emplazamiento con recursos limitados. La captura electrónica por si sola no resolvió los problemas de datos incompletos, precisión y fiabilidad, que son esenciales para el manejo, monitorización y evaluación. Se sugiere monitorizar y mejorar la calidad de los datos.

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